Welche Ausschreibungs­­­­­verfahren gibt es im öffentlichen Bereich?

Grundsätzlich kann im öffentlichen Bereich (Aufträge von Gemeinden, Kantonen, Bund und weiteren staatlichen Behören) zwischen vier Formen von Beschaffungsverfahren unterschieden werden: 1) dem offenen Verfahren, 2) dem selektiven Verfahren, 3) dem Einladungsverfahren und 4) dem freihändigen Verfahren. Bestimmt wird die Wahl des Verfahrens in der Schweiz bei unter anderem durch die Höhe des Schwellenwerts.

Das Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (kurz BöB) legt den Schwellenwert fest. Dieses Gesetz findet auf die Vergabe öffentlicher Aufträge durch unterstellte Auftraggeber innerhalb und ausserhalb des Staatsvertragsbereichs seine Anwendung (Art. 1 BöB) und soll mit dem Schwellenwert zu einem fairen Wettbewerb beitragen. Der bereichspezifische Schwellenwert darf je nach Verfahren einen bestimmten Wert nicht überschreiten. Erfahren Sie in der Tabelle, wie hoch der Schwellenwert für die jeweiligen Ausschreibungsverfahren in der Schweiz ist:

Quelle: Schwellenwerte und Verfahren im von Staatsverträgen nicht erfassten Bereich

Ab einem Schwellenwert von 500’000 CHF für Bauarbeiten und 250’000 CHF für Lieferungen und Dienstleistungen kann zwischen dem offenen und dem selektiven Ausschreibungsverfahren gewählt werden. Für Bauarbeiten unter 500’000 CHF kann das Einladungsverfahren genutzt werden. Für Bauarbeiten unter 300’000 CHF und Lieferungen/ Dienstleistungen unter 150’000 CHF kann zusätzlich auch das freihändige Verfahren gewählt werden.

Projekte von öffentlichen Auftraggebenden nach dem offenen oder selektiven Verfahren werden auf der öffentlichen Ausschreibungsplattform (simap.ch) veröffentlicht. Die Olmero Ausschreibungsplattform hingegen wird von den meisten privaten Auftraggebenden für Ihre Projekte verwendet.

1. Was ist ein offenes Ausschreibungsverfahren?

Wenn ein Auftraggeber eine offene Ausschreibung durchführt, kann sich jedes interessierte Unternehmen um den Auftrag bewerben. Der öffentliche Auftraggeber kann jedoch von den Bietenden verlangen, dass sie ihre technische und finanzielle Leistungsfähigkeit nachweisen. In diesem Fall müssen Unternehmen beispielsweise ihre verfügbaren Kapazitäten für eine Aufgabe oder ihr Erfüllen von bestimmten Umweltanforderungen nachweisen.

Da sich jedes Unternehmen an einer offenen Ausschreibung beteiligen kann, gibt es in der Regel einen starken Wettbewerb um den Auftrag. Für die Bietenden ist es nicht einfach, denn sie können sich bei dem grossen Wettbewerb nicht sicher sein, dass sie den Auftrag erhalten. Als Bietender weiss man nicht, wie viele Personen mitbieten, was die Einschätzung der Gewinnchancen bei offenen Ausschreibungen erschwert.

Um die Gewinnchancen zu erhöhen, ist es für Unternehmer wichtig in der Offerte aufzuzeigen, dass alle Kriterien erfüllt sind und das Angebot genau den Vorgaben der Ausschreibung entspricht. Erfahren Sie, wie eine gute Offertstrategie Ihnen mehr Aufträge verschafft.

Auch für private Planer, Architekten oder Bauherren gibt es die Möglichkeit, eine Ausschreibung als offenes Verfahren durchzuführen. Beispielsweise wird auf Olmero zu ca. 20% das offene Verfahren angewandt.

2. Was ist das selektive Verfahren?

Wie der Name schon sagt, besteht das Merkmal einer selektiven Ausschreibung darin, dass der Auftraggeber die Zahl der Bieter begrenzt. Das bedeutet, dass nicht jeder offerieren kann. Das selektive Verfahren besteht aus zwei Phasen: einer Bewerbungsphase und einer Offert-Phase. Unternehmer können sich auf den Auftrag bewerben und erhalten erst nachdem sie angenommen wurden eine Einsicht in alle Projektinformationen. Im Anschluss kann eine Offerte eingereicht werden.

Ein selektives Verfahren ermöglicht dem Auftraggeber, eine umfassende Marktrecherche durchzuführen und anschliessend die für die Ausführung des Auftrags am besten geeigneten Unternehmen zu qualifizieren. Unternehmer können also bei selektiven Ausschreibungsverfahren bei Interesse eine Bewerbung einreichen. Sämtliche Projektinformationen und Pläne können aber erst nach der Präqualifikation durch den Auftraggeber eingesehen werden und es ist auch erst dann möglich, eine Offerte abzugeben.

Der Auftraggeber qualifiziert die Unternehmen für die Angebotsphase auf der Grundlage bestimmter Bedingungen und Kriterien, die in der Regel in der Bekanntmachung genannt werden. So kann der Auftraggeber beispielsweise von den Bewerbern die Einhaltung von Umweltauflagen und ethischen Grundsätzen verlangen. Der Auftraggeber kann Unternehmen auch anhand anderer Faktoren wie der Höhe des Umsatzes oder der Anzahl vergleichbarer Referenzprojekte bewerten.

In der Bewerbungsphase müssen Unternehmern zeigen, dass Sie über die notwendigen Fähigkeiten und Ressourcen verfügen, um die Aufgabe zu erfüllen. Dabei ist es wichtig, einen guten und professionellen ersten Eindruck zu machen. Sobald ein Unternehmer präqualifiziert ist, sendet der Auftraggeber dem Unternehmer die vollständigen Ausschreibungsunterlagen zu. Darin finden sich alle Informationen, um eine Offerte zu erstellen. Erst wenn die endgültigen Ausschreibungsunterlagen vorliegen, können Unternehmer beurteilen, ob die Aufgabe wirtschaftlich ist, ob die erforderlichen Kapazitäten verfügbar sind und ob eine reelle Chance besteht, den Zuschlag für das Projekt zu erhalten. Die präqualifizierten Unternehmen haben keine Verpflichtung, schlussendlich auch eine Offerte einzureichen. Wenn der Unternehmer nach der kritischen Prüfung der Ausschreibungsunterlagen zum Schluss kommt, dass keine Offerte eingereicht werden soll, sollte dies gegenüber dem Auftraggeber kommuniziert und kurz begründet werden. Nur so entsteht ein vertrauensvolles Verhältnis, dass für spätere Ausschreibungen wichtig sein kann.

Das selektive Verfahren bietet Ausschreibern die besten Möglichkeiten, genau die Anzahl und Qualität an Offerten zu erhalten, die angestrebt wird. Aufgrund seiner hohen Flexibilität ist das selektive Verfahren auch bei Ausschreibungen im nicht-öffentlichen Bereich ein sehr beliebtes Ausschreibungsverfahren. Mit 65 % Prozent ist es das meistgenutzte Verfahren auf der Olmero Ausschreibungsplattform.

3. Einladungsverfahren

Bei einem Einladungsverfahren wählt der Ausschreibende Unternehmen aus, die er zur Offert-Stellung einlädt. Dabei holt der Ausschreibende – wenn möglich – mindestens drei Offerten ein. Er evaluiert die Offerten und vergibt den Auftrag an das vorteilhafteste Angebot. Diese Form der Ausschreibung kann jedoch nicht für Aufträge oberhalb gewisser Schwellenwerte verwendet werden.

Während private Unternehmen im Allgemeinen frei entscheiden können, wie sie die Ausschreibung durchführen, müssen öffentliche Einrichtungen die Vorschriften des Gesetzes über das öffentliche Auftragswesen einhalten. Das bedeutet unter anderem, dass beim Einladungsverfahren mindestens drei Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden müssen, von denen mindestens eines seinen Sitz ausserhalb des Gebiets des Auftraggebers haben muss.

Hier spielt die Reputation und die Bekanntheit von Unternehmen in der Baubranche eine grosse Rolle. Unternehmen können nur eingeladen werden, wenn sie dem Ausschreibenden bekannt sind. Hier empfiehlt sich das Branchenbuch von Olmero. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Name für Ihre gute Arbeit bekannt ist und Sie von Ihren Referenzen weiterempfohlen werden. Wie Sie am besten Ihre Referenzen nutzen können, erfahren Sie hier.

4. Was ist ein freihändiges Verfahren? (Direktvergabe)

Das freihändige Verfahren ist ein beschränktes Verfahren ohne Ausschreibung. Der Auftraggebende kann den Auftrag an ausgewählte Unternehmer und/ oder Lieferanten vergeben. Der öffentliche Auftraggeber sucht selbst auf dem Markt nach geeigneten Unternehmen und fordert diese auf, sich um den Auftrag zu bewerben.

Wenn Unternehmen bei Ausschreibungen im freihändigen Verfahren zum Zuge kommen wollen, spielen Netzwerk und Ruf eine grosse Rolle. Bietende können sich aber auch frühzeitig einen Überblick darüber verschaffen, welche Ausschreibungen bei den Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen des Landes in Arbeit sind und sich dann direkt bei Entscheidungsträgern positionieren, bevor es zur Ausschreibung kommt. Mit Olmero finden Unternehmer einerseits eine übersichtliche Liste von öffentlichen Projekten, die auch über simap.ch ausgeschrieben wurden, anderseits finden Unternehmer auch Projekte, die von Planern, Bauherren oder Architekten auf Olmero direkt ausgeschrieben wurden. Mit einem Eintrag in das Branchenbuch können Unternehmer sich direkt bei Ausschreibenden platzieren, damit bei der nächsten Ausschreibung direkt an sie gedacht wird.

Lesen Sie hier mehr über das Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen.

Lesen Sie hier mehr über das Verfassungsgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen.